Elija un proceso concreto
Empiece con un recorrido delimitado: recibir una consulta, preparar una propuesta o dar seguimiento a un pedido. Defina dónde empieza y qué resultado señala que terminó. Intentar describir toda la empresa a la vez puede volver confuso el ejercicio.
Describa lo que ocurre hoy
Anote los pasos tal como se realizan, incluyendo las esperas, las revisiones y las consultas entre personas. Converse con quienes ejecutan el trabajo para comprobar que la descripción corresponde a la práctica.
Asigne un responsable por paso
Para cada tarea, indique quién la ejecuta, qué información necesita y qué entrega al siguiente participante. Si una decisión requiere aprobación, registre también quién la toma. El objetivo es que el siguiente movimiento sea comprensible para todos.
Defina cómo se conocerá el estado
Acuerde estados sencillos, por ejemplo: pendiente de información, en preparación, en revisión y completado. Establezca dónde se actualizan y con qué frecuencia. Evite mantener varias listas contradictorias sobre el mismo trabajo.
Pruebe una mejora a la vez
Seleccione una dificultad observable y proponga un cambio acotado. Tras utilizarlo, converse con el equipo sobre lo que funcionó y lo que todavía necesita ajuste. Documente la versión acordada para que el aprendizaje pueda reutilizarse.